Preguntas Frecuentes

No. Cheetah Smart funciona completamente en tu navegador web, en la dirección ERP de tu empresa (por ejemplo, erp.cheetah-smart.com). No hay nada que descargar ni instalar, y funciona en cualquier navegador de escritorio moderno.

Contacta al administrador de Cheetah Smart de tu empresa (normalmente quien configuró tu cuenta) para restablecerla, o escribe a info@cheetah-smart.com para pedir ayuda.

El Panel principal es una vista general del negocio. Cada área — Ventas, Producción, Inventario, Compras y Finanzas — tiene su propia fila de tarjetas de indicadores; el Valor de Inventario se desglosa en Materias Primas, Componentes, Productos Terminados y Total, y una sección de Cumplimiento muestra Manufacturing Started, Orders Finished y Materials Received. Las Tareas abiertas y las Corridas de Producción activas también tienen su tarjeta. Los gráficos son tablas simples con un valor para cada entrada. Es un punto de partida; entra a Ventas, Producción u Operaciones para ver el detalle completo.

Un menú principal recorre la parte superior: Panel, Ventas, Producción, Inventario, Compras, Clientes, Facturación y Envíos, Shopify, Operaciones, Tareas y Gestor de Datos. La mayoría abre una fila de subpestañas debajo — por ejemplo, Producción tiene Manufacturing, Production Runs y BOM Builder. El ícono de engranaje en la esquina superior derecha abre Configuración desde cualquier página.

Sí. Puedes cambiar tu plan cuando quieras desde Configuración → Billing, a medida que tu equipo crece o se reduce.

Sí. El ingreso de la tarjeta lo gestionan los campos de pago seguros de Stripe directamente en tu navegador, así que el número de tu tarjeta se tokeniza antes de llegar a los servidores de Cheetah Smart — nunca vemos ni almacenamos el número completo de tu tarjeta.

Verás una pantalla de confirmación que te avisa que tu espacio de trabajo está listo, y puedes ir directo a tu nuevo panel principal. También se envía un correo de bienvenida con los datos de tu inicio de sesión y un enlace al manual de usuario completo para ayudar a tu equipo a comenzar.

Un Pedido de Venta es un pedido confirmado de productos terminados. Una Cotización es una propuesta que aún no se ha ganado — se convierte en pedido una vez aprobada. Partes y Servicios es para ventas que omiten la fabricación por completo, como repuestos enviados desde inventario o trabajo de servicio facturable.

Cheetah Smart genera automáticamente una Orden de Fabricación para cubrir el faltante en cuanto se guarda el Pedido de Venta — no necesitas crearla a mano.

Activa la casilla "Show Shipped?" arriba de la tabla de Products & Components. Está desactivada por defecto para que la tabla solo muestre lo que sigue abierto.

Abre Ventas → Quotes. Las cotizaciones abiertas se muestran por defecto; activa "Show Approved/Cancelled" para volver a ver las que ya se decidieron.

Ve a Clientes y haz clic en + New Customer. Completa el contacto principal más hasta dos contactos adicionales, la dirección de facturación y envío, las condiciones de pago, el tipo de cliente y el estado activo/inactivo, y guarda.

Sí. Haz clic en "Price List" en la fila de ese cliente dentro de Customer Master para definir un precio especial, regular o por volumen. Se aplica automáticamente cada vez que ese cliente se selecciona en un nuevo Pedido de Venta.

Haz clic en "Send Email" en la fila de ese cliente dentro de Customer Master. Se prepara un correo con la dirección del cliente ya cargada, sin que tengas que salir de la aplicación.

Abre Producción → Manufacturing, busca la orden y haz clic en Complete. Esto traslada la cantidad fabricada al inventario de productos terminados. Si los números de serie están activados en Configuración → Production Areas, el número de serie ya se asignó al crear la orden.

Una Orden de Fabricación normalmente está ligada a un Pedido de Venta específico. Una Corrida de Producción es para fabricar sobre inventario sin ningún pedido de cliente vinculado — ambas usan el mismo flujo de Start/Stop/Complete y las mismas opciones de Print Documents.

BOM Builder es donde defines la "receta" de un Componente o un Producto Terminado — qué materias primas y/o componentes lo forman, y en qué cantidad. Ve a Producción → BOM Builder, elige Create New BOM o Edit Existing BOM, y agrega artículos desde los buscadores hacia la canasta con costos.

En la fila de la Orden de Fabricación o la Corrida de Producción, haz clic en Print Documents, marca las opciones de Picking List, Stickers o Packing List que necesites, y haz clic en Print.

Finished Goods son los productos finales listos para vender. Components son subconjuntos usados dentro de los productos (definidos mediante BOM Builder). Materials son las materias primas que compras a tus proveedores. Los tres tienen su propia tabla de inventario dentro del menú de Inventario.

En Inventario → Materials, un punto de color junto a cada fila indica si está normal, por debajo de su cantidad mínima de pedido (MOQ), o por debajo de lo que la producción necesita actualmente. También puedes revisar Compras → Reorder Suggestions para ver una lista calculada automáticamente.

"Needed (Production)" es cuánto de ese artículo necesita la producción en este momento. "Expected (Incoming)" es cuánto ya está pedido y por llegar. Comparar ambas cifras con lo que tienes disponible te dice si estás cubierto o si necesitas pedir más.

Reorder Suggestions, una pestaña propia dentro de Compras (separada de Purchase Orders), se calcula automáticamente a partir del nivel de inventario actual, el punto de reorden de cada artículo y el tiempo de entrega del proveedor, para que veas qué pedir hoy sin revisar cada pantalla de inventario a mano.

Desde Compras → Reorder Suggestions, revisa la Suggested Qty, ajústala si hace falta, y haz clic en Create PO — también puedes seleccionar varias filas y actuar sobre ellas juntas, o iniciar una con + New PO en Compras → Purchase Orders. Al elegir el artículo y la cantidad, el formulario muestra una vista previa en vivo — costo unitario × cantidad = Total — para que verifiques el monto antes de guardar.

Abre una Orden de Compra con View Details para ver su fecha de pedido, proveedor, artículo y cantidad, costo unitario, costo total, destino de envío (tu almacén o un envío directo), tiempo de entrega, estado, Notes (se imprimen en la orden y se envían al proveedor) e Internal Notes (nunca se muestran al proveedor).

Al crear o editar una Orden de Compra, cambia el Ship-To de tu propio almacén al Pedido de Venta o Parts Order específico al que debe enviarse directamente — el número de pedido vinculado se traslada a la Orden de Compra.

Cuando llegue el envío, haz clic en Receive Full en la fila de la Orden de Compra (Receive All Items si tiene varios artículos). Cheetah Smart te pide confirmar antes de sumar la cantidad al inventario y marcarla como recibida. Si solo llegó una parte, escribe la cantidad y usa Receive Partial; la Orden de Compra sigue abierta por el resto y el botón cambia a Receive Remaining. Activa "Show Received?" para volver a encontrar las órdenes ya recibidas. Cheetah Smart registra solo la recepción — si ya le pagaste al proveedor se maneja en tu sistema de contabilidad.

Ambas acciones cambian tus cantidades de inventario. Receive Full / Receive All Items suma la cantidad al inventario, y Mark Delivered (en un Pedido de Venta) descuenta los artículos del inventario y completa el pedido. Una ventana de confirmación muestra lo que va a ocurrir para que un clic accidental no lo haga; elige Cancel para dejar todo como estaba.

Compras → Vendors guarda los datos de contacto y condiciones de cada proveedor, de la misma forma que Customer Master lo hace para los clientes.

Yes — QuickBooks Online, Xero, and Sage Business Cloud Accounting are all supported. Connect any of them from Settings → Integrations — you'll sign in and authorize directly on that provider's own site, so Cheetah Smart never sees your accounting password. Once connected, invoices and payments sync automatically in both directions roughly every 15 minutes.

Once QuickBooks, Xero, or Sage is connected, that system becomes your payment system of record, so Cheetah Smart's own Register Payment button steps aside on invoices tied to it — record the payment there instead, and it syncs back automatically on the next sync.

Shopify tiene su propio menú en la navegación principal. Shopify Sync enumera cada material, componente y producto que Cheetah Smart conoce — activa "Shows in Shopify" para convertir uno en un producto activo de tu tienda. Los pedidos en línea luego fluyen automáticamente hacia Ventas e Inventario.

Sí. Configuración → Integrations tiene un cuadro de Request an Integration al final de la página — cuéntanos qué usas y lo registraremos para revisión.

Sí. Ve a Facturación y Envíos → Overview/Unbilled y haz clic en Register Payment en la fila del pedido (un pedido ya facturado conserva el botón hasta que se pague por completo, y el pago se aplica a su factura). Se admiten pagos parciales y varios abonos, y el saldo se actualiza automáticamente (a menos que QuickBooks o Xero estén conectados, en cuyo caso ese sistema es tu registro oficial de pagos).

Activa "Show Invoiced?" en la pantalla Overview/Unbilled para volver a ver los pedidos que ya fueron facturados. En la subpestaña Invoices, "Show Shipped" y "Show Unpaid" hacen lo mismo para las facturas enviadas y las no pagadas.

Usa Mark as Shipped desde una fila de Overview/Unbilled o Invoices para registrar la fecha de envío y los detalles de envío — de forma independiente del estado de pago, así un pedido puede estar enviado y sin pagar, pagado y sin enviar, o ambas cosas.

FIFO (primero en entrar, primero en salir) valora el costo de lo vendido usando el costo de la materia prima más antigua disponible; LIFO (último en entrar, primero en salir) usa la más reciente. Ambos solo producen números distintos una vez que un material se ha comprado a más de un precio — antes de eso son idénticos. Puedes alternar entre ellos en Operaciones → Finance.

Operaciones → Finance muestra Receivables Due (saldo pendiente de Pedidos de Venta, Parts Sales y facturas abiertas), Payables Due (todas las Órdenes de Compra abiertas, con vencimiento en la fecha del pedido más las condiciones de pago del proveedor), y el neto de ambos, proyectado hacia adelante desde cualquier monto vencido hasta el período de reporte que elijas.

Operaciones → Inventory te da una vista unificada de los tres niveles de inventario en una sola tabla, en lugar de revisar cada subpestaña de Inventario por separado.

Es intencional. Al salir de un menú o subpestaña se borran el orden de columnas y las filas marcadas, así que siempre vuelves a una vista limpia con los registros más recientes primero y nada seleccionado. Esto evita que una acción masiva afecte filas que marcaste antes y olvidaste.

En orden alfabético (A-Z) de forma predeterminada — clientes por nombre; productos, partes y servicios por SKU y luego nombre — lo que facilita encontrar algo que no recuerdas del todo. En cuanto escribes en el cuadro de búsqueda, la lista se acota a lo que coincide.

Tareas es una lista de pendientes compartida dentro del ERP, para seguimientos que no pertenecen a un pedido específico — como llamar a un proveedor por un cambio de precio. El número que aparece junto a Tareas en el menú principal indica cuántas están abiertas actualmente.

Abre Tareas desde el menú principal y haz clic en + New Task, luego completa la descripción y los demás campos que use tu equipo.

Los Watchers te permiten incluir a alguien en una tarea sin reasignársela. Agrega Watchers al crear una tarea o desde su vista de detalle — busca en tu equipo, marca tantos nombres como quieras, o usa la casilla general para seleccionar a todos. Cada watcher con un correo registrado recibe una notificación automáticamente.

Pass Task, disponible desde la vista de detalle de una tarea, la reasigna a otra persona de tu equipo — el nuevo responsable toma la propiedad de la tarea.

Sí. La vista de detalle de cada tarea mantiene un historial de conversación continuo — los comentarios son visibles para el responsable y para cada watcher.

Gestor de Datos (acceso solo para Manager) te permite descargar tus datos o una plantilla en blanco para cualquier tabla maestra, subir un archivo para agregar o reemplazar datos maestros de forma masiva, y generar un reporte de integridad de datos y valuación de inventario.

Configura los números de serie en Configuración → Production Areas, eligiendo un prefijo de texto fijo y/o un contador automático. Una vez activado, se asigna un número de serie automáticamente cada vez que se crea una Orden de Fabricación.

Ve a Configuración → Team & Licenses para ver tu equipo y el uso de licencias. Haz clic en + Invite Teammate, escribe nombre, correo de trabajo y rol, y la persona recibe una invitación por correo para crear su contraseña; desde la misma pantalla puedes cambiar un rol, reenviar o revocar una invitación, o quitar a alguien.

Configuración → Billing muestra tu plan actual, el número de licencias y el método de pago registrado, y es donde puedes cambiar de plan.

Admin tiene acceso completo, incluida Configuración. Manager puede realizar acciones críticas — agregar productos, cambiar precios y costos, eliminar productos o pedidos. User se limita a la operación diaria — capturar pedidos, clientes y proveedores.

Tu plan incluye un número determinado de sesiones simultáneas. Iniciar sesión en un nuevo dispositivo cierra automáticamente esa misma licencia en cualquier otro lugar donde estuviera activa, así siempre sabes quién está realmente en el sistema — Configuración → Team & Licenses muestra cada sesión activa con un control de Sign Out para cada una.

El botón + Invite Teammate en Team & Licenses envía una invitación real por correo. La persona crea su propia contraseña e inicia sesión con el rol que elegiste (Admin, Manager o User). Las invitaciones cuentan contra las licencias de tu plan; puedes reenviar o revocar una, cambiar un rol o quitar a alguien desde la misma pantalla.

Abre el menú Print/Export (o Print Documents) del documento y haz clic en Send Email. Cheetah Smart genera un PDF real como adjunto y lo entrega al flujo normal de correo o de compartir de tu dispositivo, así que se envía desde tu propia dirección de correo y no desde una dirección genérica del sistema. El mensaje se redacta según el tipo de documento (consulta "¿Qué dice el correo cuando envío un documento?").

Cada tipo de documento tiene su propio mensaje, completado con datos del registro. Una factura indica el total, lo recibido, el saldo pendiente y la fecha de vencimiento; una orden de compra enumera los artículos, el total del pedido, el tiempo de entrega, el destino de envío y las notas, y pide al proveedor confirmar cantidades, precios y fecha de envío; la confirmación de un Pedido de Venta lista los artículos, el total y la entrega esperada; una cotización lista los artículos y su vigencia e indica responder para aceptarla; una lista de precios del cliente y un packing list llevan una breve nota sobre lo que va adjunto. Lo que falte en el registro simplemente se omite, y puedes editar el asunto y el mensaje antes de enviar.

Sí. Usa "Download PDF" en el mismo menú Print/Export donde están las opciones de Print y Send Email — guarda un archivo PDF real en lugar de abrir un cuadro de diálogo de impresión.

Sí. El Manual de Usuario completo está disponible para leer en línea, descargar o imprimir en cheetah-smart.com/manual, y se incluye una copia en el correo de bienvenida de cada nueva prueba gratuita.